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改正電子帳簿保存法、令和4年1月改正(2021年11月18日)

2021年11月22日

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●落合会計事務所 オフィシャルメールマガジン
vol.523 2021年11月18日配信●
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・ご挨拶……… クリスマスの飾り付けがもうあちこちに
・特集………… 電子帳簿保存法が来年から変わります

●ご挨拶○o。.。o○o。.。o○o。.。o○o。.。o○o。

○○さん、こんにちは。
税理士の落合孝裕です。

クリスマスの飾り付けがもうあちこちに。
昨日、二子玉川に行きましたが、
高島屋の周りはLEDでライトアップされ、
ライズの通路には大きなツリーがありました。
いよいよクリスマスですね。。。

●特集○o。.。o○o。.。o○o。.。o○o。.。o○o。.。

さて、今回は「改正電子帳簿保存法、令和4年1月改正」です。

来年の令和4年1月より、
電子帳簿保存法が改正されます。

電子帳簿保存法とは、
○ 帳簿
○ 請求書、領収証等の書類
これらを電子データで保存できるという法律です。

あまりなじみがない法律ですが、
令和3年6月30日までに税務署に承認を受けた件数は、
会社と個人で累計約34万件にもなります。
承認を受けることにより、
帳簿等を電子データで保存することができます。

令和4年1月からは、
事前承認制度の廃止など制度がかなり簡素化されますが、
一方で、すべての会社や個人に影響する改正があります。

それは、以下の改正です。
「電子取引の取引情報に係る電磁的記録について、
その電磁的記録の出力書面等の保存をもって
その電磁的記録の保存に代えることができる」
特例が令和4年1月から廃止されます。

現状では、電子取引については、
○ 電子データでの保存(原則)
○ 出力した書面での保存(特例)
青色申告の要件としては、
いずれの保存でもかまわないので、
ほぼすべての会社は(特例)を採用して、
出力した書面で保存していると思います。

ちなみに、電子取引とは、
ネットやメールでの取引のことで、
○ アマゾンで消耗品を購入する
○ メール添付で請求書を受領する
こういった取引になります。
どの会社でも多少はあるでしょう。

これら電子取引について、
令和4年1月からは、
(特例)を使うことができなくなります。
(原則)のみが保存要件となります。

つまり、これまで通り、
紙で出力したものを保存していても、
書類の保存義務とならないことになります。

具体的にどう保存するかというと、
○ アマゾンの納品データ
○ メール添付の請求書
これら電子取引をPDFで保存する、
この方法が一般的になります。

電子取引が少なければ、
それほど手間はかからないでしょうが、
多い会社では手間がかなりかかります。

さらに、メールのやり取りのなかで、
請求額の記載があるようなものは、
メールそのものをPDFで保存することになります。

来年からはPDFデータが帳簿となりますので、
税務調査が入ったときに検索ができるように、
○ 日付
○ 金額
○ 相手先
これらをファイルのタイトルに入れるか、
または、別途エクセルで索引簿を作成して、
ファイルは「001」のような連番を入れるか、
いずれかの方法により管理することになります。

「かなり面倒くさそうね。。。」
さらに、管理が面倒なのが社員の経費精算です。
各社員がアマゾンやクレジットカードなど、
電子取引でのデータについては、
各PDFで保存することになります。
今年までなら紙の保存でOKですが、
来年以降はこれもPDFでの保存です。 

加えて、PDF保存の方法については、
「事務処理規程」を作成しておく必要があります。
ひな形は国税庁のホームページにありますので、
これを若干手直しして作成するのが早いでしょう。
https://www.nta.go.jp/law/joho-zeikaishaku/sonota/jirei/0021006-031.htm

この電子データでの保存の注意点は、
青色申告の要件になっていることです。
電子取引を電子データで保存していない会社は、
書類の保存義務をしていないことになり、
青色申告を取り消される可能性があることです。

あらためて青色申告の会社の特典とは、
○ 欠損金(税務上の赤字)の10年繰越
○ 1点30万円未満の固定資産を全額経費
などが代表的なものとなっています。

仮に青色申告を取り消されると、
自動的に白色申告となりますが、
上記の特典が適用できなくなることに加えて、
銀行の融資を受けるときに、
「書類の保存がきちんとできない会社」と、
かなりのマイナスイメージになります。

「税務調査が入ると厳しくなりそうね。」
電子データの保存の不備で、
青色申告の取り消しについては、
税務調査でかなり厳格に対応されるのでは?
と不安視する声が多かったのですが、
国税庁より返答が公表されました。
https://www.nta.go.jp/law/joho-zeikaishaku/sonota/jirei/pdf/0021010-200.pdf

上記の最終ページに記載があります。
「・・・従来と同様に、例えば、その取引が正しく記帳されて
申告にも反映されており、保存すべき取引情報の内容が
書面を含む電子データ以外から確認できるような場合には、
・・・直ちに青色申告の承認が取り消されたり、金銭の支出
がなかったものと判断されたりするものではありません。」

結局、これまで通りに電子データを書面で保存しても、
「直ちに」青色申告が取り消されることはなさそうです。

そうは言っても来年からの改正は決定事項ですので、
○○さんの会社では以下を年内に準備しておきましょう。
○ 電子取引の洗い出し
○「事務処理規程」の作成
○ PDFデータの保存のルール付け

まずは電子取引がどれくらいあるのか?
あらためて洗い出すことがまず先決です。

改正点の運用はいずれ厳しくなることも考えられます。
来年1月からはまずは電子データの保存を、
できる限り進めておくことをお勧めいたします。

●編集後記○o。.。o○o。.。o○o。.。o○o。.。o○o。

プロ野球は日本シリーズが開幕しました。
オリックスにヤクルトとちょっと地味ですが、
なかなかの実力チーム同士の対戦で、
両チームともピッチャーがいいですね。

明日から神宮球場になりますが、
今年はセ・リーグが思いのほか強いようで、
最終戦までもつれるかもしれませんね。 

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